Verfahrensdokumentation

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Unser Angebot

Gerne unterstützen wir Sie mit unserer Erfahrung und Wissen zur Erstellung der Verfahrensdokumentation, liefern entsprechende Gliederungen, ermitteln notwendige Dokumente/Informationen und erstellen auf Wunsch mit Ihnen oder in Ihrem Auftrag gemeinsam mit dem Wirtschaftsprüfer Ihre Verfahrens­dokumentation.

Mit unserer Hilfe werden Ihre Systeme- und Verfahren effizient dokumentiert und so Ihre handelsrechtlichen und steuergesetzlichen Pflichten erfüllt.

Selbstverständlich übernehmen wir die Verantwortung, Ihre Ver­fahrensdokumentation termin-­ und budgetgerecht zu erstellen. Unsere erfahrenen Projektleiter sorgen dafür, dass das Projekt ein Erfolg wird. Unser bewährtes Vorgehen, Methoden und VFD-Werkzeug sind dafür die Basis.

Ordern Sie jetzt unserem GoBD-Workshop! Wir führen diesen Workshop in Ihrem Unternehmen auf Basis unseres “Compliance Document Editors” durch. Nach Abschluss des Workshops wissen Sie genau, was noch zu tun ist und können die erarbeitete Basis-VFD an ihre installierte Lösung anpassen.

Falls Sie mit Ihrer Verfahrensdokumentation unmittelbar beginnen möchten, können Sie den CDE Cloud-Service mit Ihrem eigenen Webspace hier anfordern; Sie werden durch um­fangreiche Hilfen und Beispielvorlagen sicher durch die Erstellung der Verfahrensdokumen­tation geführt.

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h&p Consulting h&p Consulting Manfred J. Hagedorn Manfred J. Hagedorn

VerfahrensdokumentationWas bedeutet „Verfahrensdokumentation“?

Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrens-dokumentation existiert grundsätzlich unabhängig von der Größe oder Komplexität des Unternehmens, seines IT-gestützten Buchführungs-systems sowie der dabei verwendeten Hard- und Software.12 Auch die GoBD bringen unmissverständlich zum Ausdruck, dass eine Verfahrensdokumentation essenziell ist. Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt – so die GoBD im Originaltext – kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Eliminiert man die doppelte Verneinung, so ergibt sich: Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrens-dokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt, liegt ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Allerdings darf dies u. E. nicht dazu führen, dass aufgrund einer nicht lückenlosen Verfahrensdokumentation die Buchführung an sich verworfen wird (Davon unabhängig kommt dem Vorhandensein einer Verfahrens-dokumentation insbesondere dann eine erhebliche Bedeutung zu, wenn es um die Frage des Vertrauensschutzes in der Umsatzsteuer geht). Andererseits ist nicht auszuschließen, dass sich formelle Mängel mit sachlichem Gewicht gerade nicht mehr rückwirkend beheben lassen, was erhebliche Risiken für die betroffenen Unternehmen mit sich bringen kann. Dies gilt insbesondere dann, wenn gravierende Mängel zu Tage treten und die Nachprüfbarkeit der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen insoweit nicht gegeben ist. In derartigen Fällen drohen Schätzungen oder die Streichung von Betriebsausgaben.
Losgelöst von den Vorgaben der GoBD empfiehlt es sich jedoch, die Verfahrensdokumentation primär im eigenbetrieblichen Interesse zu erstellen. Insbesondere dann, wenn sich Prozesse ändern, DV-Systeme ersetzt und Migrationen vorgenommen werden oder Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, zeigt sich der Mehrwert einer Verfahrensdokumentation, ebenso wie bei den Themen „Governance“ und „Compliance“. Wesentlicher Baustein und Fundament eines wirksamen Tax Compliance-Systems ist nicht zuletzt eine Verfahrensdokumentation („Tax Manual“), für deren Ausgestaltung die GoBD eine valide Grundlage bilden. entsprechende Verfahrensdokumentation beinhaltet zudem wichtige Informationen für das Risiko- und Qualitätsmanagement und erleichtert neuen Mitarbeitern den Einstieg in bestehende Prozesse.

© PSP, München