Verfahrensdokumentation

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Best Practice Handbuch VFD nach GoBD. Download hier

Verfahrensdokumentation nach GoBD

Die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation ziehen sich wie ein roter Faden durch die gesamte GoBD.
Für die Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist nach den GoBD eine aus­sagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Ver­fahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert.
Die Verfahrensdokumentation liefert für Unternehmen dabei nicht nur den Nachweis, dass interne und ge­setzliche Anforderungen eingehalten werden, sie erhöht ebenso die Nachvollzieh-und Prüfbarkeit von Qualitätsrichtlinien sowie Verbesserungs­maßnahmen. Geschäftsvorgänge werden übersichtlicher und transparenter durch die Darstellung der Informationen im Zusammenhang des Geschäftsprozesses. Gleichzeitig wird das Haftungsrisiko für die Vorstände und Geschäftsführer durch die Einhaltung der Complianceregeln minimiert. Informatio­nen werden durch die Dokumentation der Speicherorte besser und schneller auffindbar und lassen sich wieder einfacher verwenden.

Unser Angebot

Gerne unterstützen wir Sie mit unserer Erfahrung und Wissen zur Erstellung der Verfahrensdokumentation, liefern entsprechende Gliederungen, ermitteln notwendige Dokumente/Informationen und erstellen auf Wunsch mit Ihnen oder in Ihrem Auftrag gemeinsam mit dem Wirtschaftsprüfer Ihre Verfahrens­dokumentation. Wir begleiten Sie auf dem Weg von der papierbasierten, zu einer vollständig digitalen Betriebs­prüfung und der Kostenersparnis durch Einsatz unseres VFD-Tools.

Selbstverständlich übernehmen wir die Verantwortung, Ihre Ver­fahrensdokumentation termin-­ und budgetgerecht zu erstellen. Unsere erfahrenen Projektleiter sorgen dafür, dass das Projekt ein Erfolg wird. Unser bewährtes Vorgehen, Methoden und VFD-Werkzeug sind dafür die Basis.

Falls Sie mit Ihrer Verfahrensdokumentation unmittelbar beginnen möchten, können Sie den CDE Cloud-Service mit Ihrem eigenen Webspace hier anfordern; Sie werden durch um­fangreiche Hilfen und Beispielvorlagen sicher durch die Erstellung der Verfahrensdokumen­tation geführt.
Überzeugen Sie sich selbst von Funktion und Komfort des CDE Cloud-Service und nutzen Sie den Demo-Zugang.

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VerfahrensdokumentationWarum benötigen Sie eine Verfahrensdokumentation?

Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammen-hang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht, muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrens-dokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisations-struktur sowie des eingesetzten DV-Systems.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.

Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer techn. System-dokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. Dies gilt insbesondere für die eingesetzten Versionen der Programme (Programmidentität). Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungs-historie vorzuhalten. Aus der Verfahrens-dokumentation muss sich ergeben, wie die Ordnungsvorschriften (z. B. §§ 145 ff. AO, §§ 238 ff. HGB) und damit die in diesem Schreiben enthaltenen Anforderungen beachtet werden.
Die Aufbewahrungsfrist für die Verfahrens-dokumentation läuft nicht ab, soweit und solange die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen noch nicht abgelaufen ist, zu deren Verständnis sie erforderlich ist.