Verfahrensdokumentation

Mehr zu CDE CDE TR 03138 Resiscan Compliance Document Editor GoBD Document Editor QM Document Editor Im Laufe der letzten 10 Jahre haben wir ca. 60 Ver­fahrens­dokumentationen erstellt – für Konzerne, gehobene und kleinere Mittelständler, aber auch kleinere Unternehmen. Die Erstellung lief hierbei sehr unterschiedlich ab: Vor Ort, per Coaching der Beteiligten oder Kooperation mit diesen per Internet bzw. Mischformen der Zusammenarbeit. Die Themen erstreckten sich bei der Erstellung faktisch über alle erdenklichen Aufgabengebiete incl. EDI und Konstellationen wie Outsourcing, Cloudbetrieb etc. auch mit verteilten und gemischten Konfigurationen.

Wir haben manches Lob von unseren Kunden für unsere faire Preis­gestaltung erhalten; nur selten wurden die prognostizierten Grenzen von durchschnittlich € 6.400.- überschritten – und dann meist nur unwesentlich, aber auch oft genug unterschritten.

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h&p Consulting h&p Consulting Manfred J. Hagedorn Manfred J. Hagedorn

VerfahrensdokumentationWas bedeutet „Verfahrensdokumentation“?

Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrens-dokumentation existiert grundsätzlich unabhängig von der Größe oder Komplexität des Unternehmens, seines IT-gestützten Buchführungs-systems sowie der dabei verwendeten Hard- und Software.12 Auch die GoBD bringen unmissverständlich zum Ausdruck, dass eine Verfahrensdokumentation essenziell ist. Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt – so die GoBD im Originaltext – kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Eliminiert man die doppelte Verneinung, so ergibt sich: Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrens-dokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit beeinträchtigt, liegt ein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Allerdings darf dies u. E. nicht dazu führen, dass aufgrund einer nicht lückenlosen Verfahrensdokumentation die Buchführung an sich verworfen wird (Davon unabhängig kommt dem Vorhandensein einer Verfahrens-dokumentation insbesondere dann eine erhebliche Bedeutung zu, wenn es um die Frage des Vertrauensschutzes in der Umsatzsteuer geht). Andererseits ist nicht auszuschließen, dass sich formelle Mängel mit sachlichem Gewicht gerade nicht mehr rückwirkend beheben lassen, was erhebliche Risiken für die betroffenen Unternehmen mit sich bringen kann. Dies gilt insbesondere dann, wenn gravierende Mängel zu Tage treten und die Nachprüfbarkeit der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen insoweit nicht gegeben ist. In derartigen Fällen drohen Schätzungen oder die Streichung von Betriebsausgaben.
Losgelöst von den Vorgaben der GoBD empfiehlt es sich jedoch, die Verfahrensdokumentation primär im eigenbetrieblichen Interesse zu erstellen. Insbesondere dann, wenn sich Prozesse ändern, DV-Systeme ersetzt und Migrationen vorgenommen werden oder Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, zeigt sich der Mehrwert einer Verfahrensdokumentation, ebenso wie bei den Themen „Governance“ und „Compliance“. Wesentlicher Baustein und Fundament eines wirksamen Tax Compliance-Systems ist nicht zuletzt eine Verfahrensdokumentation („Tax Manual“), für deren Ausgestaltung die GoBD eine valide Grundlage bilden. entsprechende Verfahrensdokumentation beinhaltet zudem wichtige Informationen für das Risiko- und Qualitätsmanagement und erleichtert neuen Mitarbeitern den Einstieg in bestehende Prozesse.

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