Verfahrensdokumentation

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Die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation ziehen sich wie ein roter Faden durch die gesamte GoBD.

Für die Prüfung der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist nach den GoBD eine aus­sagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Ver­fahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert.
Die Verfahrensdokumentation liefert für Unternehmen dabei nicht nur den Nachweis, dass interne und ge­setzliche Anforderungen eingehalten werden, sie erhöht ebenso die Nachvollzieh-und Prüfbarkeit von Qualitätsrichtlinien sowie Verbesserungs­maßnahmen. Geschäftsvorgänge werden übersichtlicher und transparenter durch die Darstellung der Informationen im Zusammenhang des Geschäftsprozesses. Gleichzeitig wird das Haftungsrisiko für die Vorstände und Geschäftsführer durch die Einhaltung der Complianceregeln minimiert. Informatio­nen werden durch die Dokumentation der Speicherorte besser und schneller auffindbar und lassen sich wieder einfacher verwenden.

Im GoBD-Schreiben wird die Verfahrensdokumentation häufig erwähnt. Vermutlich wird die Finanzverwaltung diese künftig verstärkt ins Visier nehmen.

Unser Angebot

Gerne unterstützen wir Sie mit unserer Erfahrung und Wissen zur Erstellung der Verfahrensdokumentation, liefern entsprechende Gliederungen, ermitteln notwendige Dokumente/Informationen und erstellen auf Wunsch mit Ihnen oder in Ihrem Auftrag gemeinsam mit dem Wirtschaftsprüfer Ihre Verfahrens­dokumentation. Wir begleiten Sie auf dem Weg von der papierbasierten, zu einer vollständig digitalen Betriebs­prüfung und der Kostenersparnis durch Einsatz unseres VFD-Tools.

Selbstverständlich übernehmen wir die Verantwortung, Ihre Ver­fahrensdokumentation termin-­ und budgetgerecht zu erstellen. Unsere erfahrenen Projektleiter sorgen dafür, dass das Projekt ein Erfolg wird. Unser bewährtes Vorgehen, Methoden und VFD-Werkzeug sind dafür die Basis.

Ordern Sie jetzt unserem GoBD-Workshop! Wir führen diesen Workshop in Ihrem Unternehmen auf Basis unseres “Compliance Document Editors” durch. Nach Abschluss des Workshops wissen Sie genau, was noch zu tun ist und können die erarbeitete Basis-VFD an ihre installierte Lösung anpassen.

Der Workshop ist zum Festpreis von € 1.150,00 (+ MwSt) buchbar. Reisekosten werden gesondert berechnet. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Falls Sie mit Ihrer Verfahrensdokumentation unmittelbar beginnen möchten, können Sie den CDE Cloud-Service mit Ihrem eigenen Webspace hier anfordern; Sie werden durch um­fangreiche Hilfen und Beispielvorlagen sicher durch die Erstellung der Verfahrensdokumen­tation geführt.

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h&p Consulting h&p Consulting Manfred J. Hagedorn Manfred J. Hagedorn

VerfahrensdokumentationWas passiert, wenn Sie als Unternehmen keine Verfahrens-dokumentation haben?

Bisher ist nicht bekannt, mit welchen Konsequenzen das zu prüfende Unternehmen rechnen muss, da noch keine konkreten Fälle an die Öffentlichkeit gedrungen sind. Grund: Zur Zeit wurden noch keine Betriebsprüfungen durchgeführt, die das Veranlagungsjahr 2015 betreffen (am 01.01.2015 sind die neuen GoBD in Kraft getreten, die unter den Referenzziffern 34, 35, 66, 150, 151 und 160 eindeutig verlangen, dass die Unternehmen eine Verfahrensdokumentation zur Verfügung stellen müssen). Denn für die Prüfung ist eine aussage-fähige und aktuelle Verfahrensdokumentation notwendig, die alle System- bzw. Verfahrens-änderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert.

Ebenso ist die Beschreibung des IKS Bestandteil der Verfahrensdokumentation. Im Rahmen eines funktionsfähigen IKS muss auch anlassbezogen (z. B. Systemwechsel) geprüft werden, ob das eingesetzte DV-System tatsächlich dem dokumentierten System entspricht (siehe Rz. 155 zu den Rechtsfolgen bei fehlender oder ungenügender Verfahrensdokumentation).

Die Aufbewahrungsfrist für die Verfahrens-dokumentation läuft nicht ab, soweit und solange die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen noch nicht abgelaufen ist, zu deren Verständnis sie erforderlich ist.

Was kann auf sie zukommen wenn sie keine Verfahrensdokumentation haben?

1. Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sach-lichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Demnach kann es aber zu Schätzungen im Rahmen der Betriebsprüfung kommen, wenn die Verfahrensdokumentation fehlt, unvollständig oder fehlerhaft ist.

2. Es kann aber auch ein Verzögerungsgeld von 2.500 € bis 250.000 € festgesetzt werden, wenn bei einer Betriebsprüfung die angeforderte Verfahrensdokumentation nicht innerhalb einer angemessenen Frist vorlegt werden kann.

Wir sind da um all dies zu vermeiden.