TR RESISCAN für Renten- und Sozialversicherungsanstalten

BSI Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen
Auszug aus der Anlage R: Unverbindliche rechtliche Hinweise:

Sozialversicherungsunterlagen

Für den Bereich der Sozialversicherung hat der Gesetzgeber Vorschriften eingeführt, die die Aufbewahrung elektronisch erzeugter und in die elektronische Form gebrachte Dokumente betreffen. Nach § 110a Abs. 2 Satz 1 SGB IV kann die Sozialversicherungsbehörde an Stelle der schriftlichen Unterlagen diese als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf einem anderen dauerhaften Datenträger aufbewahren, soweit dies unter Beachtung der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit erfolgt und den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Aufbewahrung 1 entspricht. Dabei muss gemäß § 110a Abs. 2 Satz 2 Nr. 1a) SGB IV sichergestellt sein, dass bei der Erfassung und bei der Wiedergabe der schriftlichen Unterlage – wenn sie lesbar gemacht werden – die bildliche und inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original gewährleistet ist. Über die Feststellung der Übereinstimmung ist ein Nachweis zu führen. Darüber hinaus müssen die Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit zur Verfügung stehen und unverzüglich inhaltlich und bildlich lesbar gemacht werden können. Entsprechend § 110b SGB IV können Unterlagen, die für die öffentlich-rechtliche Tätigkeit nicht mehr erforderlich und nach § 110a Abs. 2 SGB IV digitalisiert wurden, zurückgegeben oder vernichtet werden. Eine Vernichtung darf nach § 110b Abs. 3 SGB IV jedoch nur dann erfolgen, wenn kein Grund zur Annahme besteht, dass durch die Vernichtung der Dokumente schutzwürdige Interessen des Betroffenen beeinträchtigt werden.

Eine Spezialregelung hat der Gesetzgeber für die Aufbewahrung gescannter Dokumente in § 110d Nr. 1 SGB IV getroffen. Wenn die Sozialbehörde die Unterlagen ihrer Verwaltungstätigkeit zugrunde legen will, dann müssen die Unterlagen, die gemäß § 110a Abs. 2 SGB IV auf dauerhaften Datenträgern aufbewahrt werden dürfen, mit einer dauerhaft überprüfbaren, qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Es darf nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass bestehen, ihre Richtigkeit in Zweifel zu ziehen. Nach § 110d Nr. 1 SGB IV sind eingescannte Unterlagen entweder von der Person zu signieren, die die elektronische Wiedergabe hergestellt hat oder von der Person, die unmittelbar nach der Herstellung der Wiedergabe die bildliche und inhaltliche Übereinstimmung von Originaldokument und Scanprodukt überprüft hat. Die Regelungen des ersetzenden Scannens begründen die Zulässigkeit sowohl im laufenden Verfahren als auch für die Aufbewahrung von Dokumenten nach dem Abschluss des Verfahrens [RFJW08, S. 72].

Für den Bereich der Sozialversicherung gelten die gleichen Regelungen wie für den Bereich der Verwaltung, so dass die Kriterien für die Ausgestaltung der Aufbewahrung von Verwaltungs-unterlagen auch auf die Aufbewahrung von Sozialversicherungsunterlagen übertragen werden können:

• Fairness, Objektivität und Wahrheitstreue des Verwaltungsverfahrens (Verbot der Aktenverfälschung),
• Recht auf Akteneinsicht gemäß § 25 SGB X,
• Aktenmäßigkeit und
• Vollständigkeit der Aktenführung.

17 Nach § 110c Abs. 1 SGB IV können die Spitzenverbände der Träger der Sozialversicherung und die Bundesagentur für Arbeit Verwaltungsvereinbarungen abschließen, die das Nähere zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Aufbewahrung regeln.