TR RESISCAN für Behörden

BSI Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen
Auszug aus der Anlage R: Unverbindliche rechtliche Hinweise:

Verwaltungsunterlagen

Ebenso wie die Gerichte ist auch die Verwaltung aufgrund des Rechtsstaatsprinzips nach Art. 20 Abs. 2 und Abs. 3 GG und des Grundsatzes des fairen, objektiven und wahrheitsgetreuen Verwaltungsverfahrens zur Aktenführung und zur Dokumentation verpflichtet. Diese Pflicht ergibt sich mittelbar aus dem Recht der Verfahrensbeteiligten auf Akteneinsicht gemäß § 29 VwVfG [BVerfG, NJW 1983, S. 2135], [BVerwG, NVwZ 1988, S. 621f.], [StBS08, § 29 VwVfG, Rn. 29, 30]. Die allgemeine Dokumentationspflicht umfasst die Aufgabe der Verwaltung, ordnungsgemäß Akten zu führen und alle wesentlichen Vorgänge, die für die Durchführung des Verwaltungsverfahrens und für seine spätere Nachvollziehbarkeit relevant sind, in Niederschriften oder Aktenvermerken festzuhalten, Schriftwechsel aufzubewahren und so den gesamten Vorgang aktenkundig zu machen [StBS08, § 29 VwVfG, Rn. 29, 30], [BaRo12, § 29 VwVfG, Rn. 8]. Neben dem Gebot der Aktenmäßigkeit werden die Gebote der Vollständigkeit und der wahrheitsgetreuen Aktenführung differenziert [KoRa10, § 29, Rn. 11a]. Fehler der Vollständigkeit oder der inhaltlichen Richtigkeit können im Streitfall zu einer Umkehr der Beweislast führen [OVG Greifswald, NVwZ 2002, S. 104], [StBS08, § 29 VwVfG, Rn. 11a]. Die Akten- und Geschäftsordnungen des Bundes, der Länder und der Gemeinden sehen heute neben der papierbasierten auch eine elektronische Aktenführung und Aufbewahrung vor. Nach § 12 der Gemeinsamen Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) 1 sind elektronische Verfahren in den Arbeitsabläufen dieser Behörden soweit wie möglich zu nutzen. Voraussetzung hierfür ist gemäß § 12 Abs. 2 Satz 1 GGO, dass der Stand und die Entwicklung der Vorgangsbearbeitung jederzeit (im Rahmen der Aufbewahrungsfristen) aus den in Papierform oder elektronisch geführten Akten nachvollziehbar ist [RFJW08, S. 68]. Die Nachvollziehbarkeit setzt insbesondere voraus, dass die Akte vor Veränderungen geschützt ist und die jeweiligen Urheber und Erstellungszeitpunkte der Dokumente dauerhaft festgestellt werden können [Fisc06, S. 39 f.], [AgElVa11, Abs. 11, 22]. Neben der Nachvollziehbarkeit müssen die einzelnen Dokumente zweifelsfrei identifizierbar bleiben, wieder auffindbar sein sowie mit den übrigen Dokumenten desselben Vorgangs in Beziehung gesetzt werden können [StBS08, § 29 VwVfG, Rn. 30]. Gemäß § 12 Abs. 2 GGO sind die Einzelheiten der Dokumenten- und Aktenverwaltung der Bundesministerien der Registraturrichtlinie (RegR) 2 zu entnehmen. Nach der amtlichen Erläuterung zu § 6 RegR können bei ausschließlich elektronisch gespeichertem Schriftgut Eingänge in Papierform, die nicht an den Einsender zurückgeschickt werden, und Ausgänge, bei denen in Papierform abschließend gezeichnet wurde, nach elektronischer Erfassung vernichtet werden, soweit die Aufbewahrung dieser Dokumente nicht von anderen Vorschriften erfasst wird. Konkrete Anforderungen an den Scanprozess werden nicht definiert [Wilk11, S. 91]. Ebenso finden sich keine differenzierten Regelungen beim ersetzenden Scannen im Hinblick auf den Stand des Verwaltungsverfahrens.

Aus den oben genannten Regelungen ergeben sich folgende Kriterien für die Ausgestaltung der Aufbewahrung von Verwaltungsunterlagen:

• Fairness, Objektivität und Wahrheitstreue des Verwaltungsverfahrens (Verbot der Aktenverfälschung),
• Recht auf Akteneinsicht,
• Aktenmäßigkeit und
• Vollständigkeit der Aktenführung.

Darüber hinaus sind die Akteninhalte häufig Grundlage für die Bewertungen der Mitarbeiter im öffentlichen Dienst und sie dienen als Beweismittel in Widerspruchs- und Gerichtsverfahren.

1 Abrufbar unter http://www.bmi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Veroeffentlichungen/ggo.html?nn=110430.
2 Registraturrichtlinie für das Bearbeiten und Verwalten von Schriftgut in Bundesministerien; abrufbar unter http://www.bmi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/Broschueren/2001/Moderner_Staat_-_Moderne_Id_50242_de.html ?nn=102768.

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