TR RESISCAN für Gerichte

BSI Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen
Auszug aus der Anlage R: Unverbindliche rechtliche Hinweise:

Gerichtsakten

Aus dem Rechtsstaatsprinzip des Art. 20 Abs. 1 GG und der Garantie des umfassenden und effektiven Rechtsschutzes nach Art. 19 Abs. 4 GG durch unabhängige Gerichte lässt sich im Interesse einer funktionsfähigen Rechtspflege eine Pflicht zur Führung sowie Aufbewahrung von Akten herleiten [BVerfGE 54, S. 277, 291], [Wilk11, S. 84], [RFJW08, S. 65]. Diese Verpflichtungen ergeben sich aus dem Recht der Verfahrensbeteiligten auf Information über den Verfahrensstoff und lassen sich ausschließlich durch sorgfältige und nachvollziehbare Aktenführung und die Gewährung der Akteneinsicht 1 verwirklichen. Gerichtsakten, die für ein Verfahren nicht mehr erforderlich sind, sind nach Beendigung des Verfahrens gemäß § 1 Abs. 1 Schriftgutaufbewahrungsgesetz (SchrAG) 2 so lange aufzubewahren, wie ein schutzwürdiges Interesse der Verfahrensbeteiligten oder sonstiger Personen oder ein öffentliches Interesse ihre Erhaltung erfordern. Bei der Bestimmung der Aufbewahrungsfristen ist nach § 2 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 SchrAG ein Interesse der Verfahrensbeteiligten an Ausfertigungen, Auszügen oder Abschriften aus den Gerichtsakten auch nach Beendigung des Verfahrens zu berücksichtigen. Ebenso kann nach § 2 Abs. 2 Satz 2 Nr. 4 SchrAG das Interesse von Verfahrensbeteiligten, Gerichten oder Justizbehörden bestehen, die Gerichtsakten nach Abschluss des Verfahrens für Wiederaufnahme-verfahren, zur Wahrung der Rechtseinheit, zur Fortbildung des Rechts und für sonstige verfahrens-übergreifende Zwecke der Rechtspflege zur Verfügung zu haben. Die Prozessordnungen enthalten ergänzende Vorschriften zur Führung und Aufbewahrung von Prozessakten. Um im Gerichtsverfahren eine elektronische Aktenführung zu ermöglichen, wurden in den jeweiligen Prozessordnungen entsprechende Regelungen getroffen, z. B. §§ 298 und 298a ZPO für den Zivilprozess [BWAH12, Anhang nach § 298a (SchrAG), Rn.1] und § 55b VwGO 3 für den Verwaltungsprozess.4 Gemäß § 298a Abs. 2 ZPO können die in Papierform eingereichten Unterlagen zur Ersetzung der Urschrift in ein elektronisches Dokument umgewandelt werden. Nach § 298a Abs. 3 ZPO ist hierfür Voraussetzung, dass das elektronische Dokument einen Vermerk über die verantwortliche Person und den Zeitpunkt der Übertragung enthält. Darüber hinaus werden keine weiteren Anforderungen an die Ausgestaltung des Vermerks gestellt [Wilk11, S. 86], [Zöll12, § 298a ZPO, Rn. 2]. Es wird grund-sätzlich zwischen Akten laufender Verfahren und Akten rechtskräftig abgeschlossener Verfahren differenziert. Die Originaldokumente sind nach § 298a Abs. 2 Satz 2 ZPO mindestens bis zum rechtskräftigen Abschluss des Gerichtsverfahrens aufzubewahren, falls sie noch in Papierform benötigt werden. 5 Die Vorschriften des Schriftgutaufbewahrungsgesetzes gelten gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 SchrAG für elektronisch geführte Akten entsprechend. Nach rechtskräftigem Abschluss eines Verfahrens können Prozessakten gemäß § 299a ZPO zur Ersetzung der Originale nicht nur auf einem Bildträger (Mikrofilm), sondern auch auf anderen Datenträgern (digitale Speichermedien) wiedergegeben werden, sofern die Übertragung nach den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit erfolgt und ein schriftlicher Nachweis darüber vorliegt, dass die Wiedergabe mit der Urschrift übereinstimmt. 6 Werden diese erfüllt, können die Papierakten vernichtet oder zurückgegeben werden [Musi12, § 299a ZPO, Rn. 1, 2]. Somit besteht zwar eine grundsätzliche Möglichkeit für das ersetzende Scannen von Gerichtsakten, jedoch ist die konkrete Ausgestaltung der erforderlichen Verwaltungsbestimmungen durch den Gesetzgeber unklar [RFJW08, S. 67].

Aus den oben genannten Regelungen ergeben sich folgende Kriterien für die Ausgestaltung der Aufbewahrung von Gerichtsakten:

• umfassender und effektiver Rechtsschutz,
• funktionsfähige Rechtspflege,
• das Recht auf Akteneinsicht,
• die Fortbildung des Rechts sowie
• Vertrauen in die Justiz.

Darüber hinaus existieren noch weitere Kriterien, die allerdings nur bei einer einzelfallbezogenen Schutzbedarfsanalyse herangezogen werden können, wie die Bedeutung des Dokuments im Prozess, z. B. als Beweismittel oder fristwahrendes Schriftstück. Aus diesem Grund kann die hier vorgenommene Schutzbedarfsanalyse nur beispielhaft sein. Es sind die Kriterien im konkret vorliegenden Fall zu bewerten, um den Schutzbedarf für den jeweiligen Anwendungsfall zu ermitteln.

1 Dieses Recht ergibt sich unmittelbar aus dem Recht auf rechtliches Gehör (Art. 103 Abs. 1 GG) und informationelle  Selbstbestimmung (Art. 2 Abs. 1 i.V.m. Art. 1 Abs. 1 GG) [KoRa10, § 29 VwVfG, Rn. 3],   [BLAH12, § 299 ZPO, Rn. 2].
2 Gesetz zur Aufbewahrung von Schriftgut der Gerichte des Bundes und des Generalbundesanwalts nach Beendigung des  Verfahrens – Schriftgutaufbewahrungsgesetz vom 22. März 2005 (BGBl. I S. 837, 852). Die folgenden Ausführungen gelten  demnach nur für Gerichtsakten des Bundes und des Generalbundesanwalts.
3 Im Gegensatz zu § 298a ZPO spricht § 55b VwGO jedoch nicht vom „Ersetzen der Urschrift“, weshalb § 55b VwGO in erster Linie  der Vermeidung von Medienbrüchen dient (auch Hybridakten genannt [PoWo12, § 55b VwGO, Rn. 1, 3]), und kein ersetzendes  Scannen zulässt.
4 Identische Regelungen finden sich auch für Sozialgerichte in § 65b SGG, für Finanzgerichte in § 52b FGO, für Arbeitsgerichte  in § 46e ArbGG, für Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit in § 14 FamFG  und für die elektronische Grundakte in § 138 GBO; die Strafprozessordnung sieht eine elektronische Aktenführung nicht vor (s. aber § 110b OWiG für Bußgeldverfahren).
5 Wird im Folgenden auf ein „abgeschlossenes Verfahren“ abgestellt, hat seine gerichtliche Entscheidung bereits  Rechtskraft erlangt.
6 In diesem Fall können die Gerichte den Prozessbeteiligten anstelle der Urschriften Ausfertigungen, Auszüge und Abschriften  von dem Bild- oder Datenträger erteilen.