TR RESISCAN für Personalabteilungen

BSI Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen
Auszug aus der Anlage R: Unverbindliche rechtliche Hinweise:

Personalakten

Der Begriff der Personalakte ist nicht gesetzlich definiert. Er umfasst alle Urkunden, Schriftstücke und sonstigen Vorgänge, die mit dem Arbeitsverhältnis in einem inneren Zusammenhang stehen und an denen der Arbeitgeber ein sachliches und berechtigtes Interesse 1 hat [DiSc08, S. 928 m. w. N.]. Personalakten dienen sowohl betrieblichen Interessen als auch solchen der einzelnen Mitarbeiter [RWWO09, § 87, Rn. 6], nicht nur während des Beschäftigungsverhältnisses, sondern auch danach.

Eine Pflicht zur Führung von Personalakten besteht gemäß § 106 Abs. 1 Satz 1 Bundesbeamtengesetz (BBG) generell nur für Beamte in der Bundesverwaltung. In privaten Betrieben besteht eine solche Pflicht, abgesehen von wenigen Verwahrungsvorschriften für besondere Unterlagen, z. B. § 257 HGB, § 147 AO oder § 41 Abs. 1 S. 9 EStG, nicht [RWWO09, § 87, Rn. 7].

Mangels gesetzlicher Vorschriften zur Führung und Aufbewahrung von betrieblichen Personalakten im Allgemeinen richtet sich die Zulässigkeit ersetzenden Scannens derjenigen Dokumente, für die Verwahrungsvorschriften bestehen, nach den spezialgesetzlichen Regelungen der § 257 HGB für kaufmännische Buchführungsunterlagen, § 147 AO für Besteuerungsunterlagen sowie § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG für Aufzeichnungen zu Lohnzahlungen. § 257 HGB wurde im Rahmen der kaufmännischen Buchführungsunterlagen (R.1.2.5) und § 147 AO im Rahmen der Besteuerungs-unterlagen (R.1.2.6) erläutert. Für die Aufzeichnungen nach § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG gelten die Ausführungen zu den Besteuerungsunterlagen analog, da Sinn und Zweck vergleichbar sind. Bei der Schutzbedarfsanalyse sind die einzelnen Dokumente aus der Personalakte somit immer dem jeweiligen Dokumententyp (z. B. kaufmännische Buchführung, Besteuerungsunterlagen) zuzuordnen. Hier kann auf die Ausführungen an entsprechender Stelle verwiesen werden.

Die elektronische Transformation betrieblicher Personalakten ist darüber hinaus nach dem Bundes-datenschutzgesetz zu beurteilen. Die Zulässigkeit des ersetzenden Scannens richtet sich in der Regel nach § 28 BDSG, wobei auch eine Dienst- oder Betriebsvereinbarung als Erlaubnisnorm in Frage kommen kann [DiSc08, S. 929f.]. Insbesondere sind die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Kenntnisnahme zu schützen. Dies gilt in besonderem Maße für besonders schützenswerte Daten im Sinne des § 3 Abs. 9 BDSG wie Aussagen zu Gesundheit oder Persönlichkeit des Arbeitnehmers.

Personalakten der Bundesverwaltung dürfen nach § 106 Abs. 1 Satz 3 BBG „in Teilen oder vollständig automatisiert geführt werden“. Wird die Personalakte nur in Teilen automatisiert geführt, entsteht eine Hybridakte. Zu dieser bestimmt § 106 Abs. 2 Satz 5 BBG: „Wird die Personalakte nicht vollständig in Schriftform oder vollständig automatisiert geführt, legt die personalverwaltende Stelle jeweils schriftlich fest, welche Teile in welcher Form geführt werden und nimmt dies in das Verzeichnis nach Satz 4 auf.“ Eine explizite Regelung zur Umwandlung bereits bestehender Akten oder Zugänge zu den Akten ist den Vorschriften der §§ 106 bis 114 BBG nicht zu entnehmen.

Die amtliche Begründung verstärkt den Eindruck, dass mit diesen Regelungen die Möglichkeit eröffnet werden sollte, neben Aktenteilen in Papier auch Aktenteile in elektronischen Dateien zu führen: Mit dem neuen § 106 Abs. 1 „Satz 3 wird klargestellt, dass die Personalakte sowohl in Schriftform als auch automatisiert (‚elektronisch’) geführt werden kann, ohne dass damit ein Verstoß gegen das ‚Verbot der geheimen Personalakten’ vorliegt“ [BT-Drs. 16/7076, S. 125]. Die Regelung schließt somit einen Formzwang für die Aktenführung aus. Diese Zielsetzung wird ebenfalls deutlich, wenn hinsichtlich der Hybridakten wegen der notwendigen „Eindeutigkeit der Personalakte“ eine „parallele Führung gleicher Aktenteile in Papierform und in elektronischer Form … zu vermeiden“ ist [BT-Drs. 16/7076, S. 125]. Daher hat nach § 106 Abs. 2 Satz 5 BBG „die personalverwaltende Stelle jeweils schriftlich fest(zulegen), welche Teile in welcher Form geführt werden“. Zur vollständigen Führung der Akte in elektronischer Form ist nach der amtlichen Begründung u.a. ein ausreichender technischer Standard erforderlich, der eine vergleichbare Beweissicherheit wie eine Papierakte gewährleistet: „Sobald die erforderlichen technischen Voraussetzungen vorliegen, insbesondere die Beweiskraft elektronisch gespeicherter Urkunden durch eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 3a Abs. 2 des Verwaltungsverfahrensgesetzes, § 2 Nr. 3 des Signaturgesetzes) gewährleistet ist, kann die Personalakte auch ausschließlich elektronisch geführt werden“ [BT-Drs. 16/7076, S. 125]. DieseAussagen der amtlichen Begründung beziehen sich auf originär schriftliche Bestandteile und originär elektronische Bestandteile (nur diese können z. B. mit der qualifizierten elektronischen Signatur über § 371a ZPO die Beweiswirkungen des Urkundsbeweises erlangen). Weder der Gesetzestext noch die amtliche Begründung beziehen sich eindeutig auf die Frage der Umwandlung ursprünglich papierner Aktenbestandteile in die elektronische Form und schon gar nicht auf deren Vernichtung. Vielmehr hält die amtliche Begründung fest, dass die „Einführung entsprechender (= elektronischer) Aktenführung“ nicht mit „Einschränkungen der Rechte der Beamtinnen und Beamten … verbunden“ sein dürfen [BT-Drs. 16/7076, S. 125].

Allerdings ist auch festzuhalten, dass eine vollständige Aktenführung ohne Scannen von Papierunterlagen in der Praxis schwer vorstellbar ist. Insofern muss das Scannen von Papierunterlagen als Teil des Gesetzesprogramms verstanden werden. Der Hinweis, dass wegen der notwendigen „Eindeutigkeit der Personalakte“ eine „parallele Führung gleicher Aktenteile in Papierform und in elektronischer Form … zu vermeiden“ ist, deutet darauf hin, dass in der weiteren Logik dieser Entwicklung auch ein ersetzendes Scannen liegt [BT-Drs. 16/7076, S. 125]. Eine eindeutige Erlaubnis zur Vernichtung beweisrelevanter Urkunden der Beamtin oder des Beamten und damit in deren Grundrechtsbereich ist allerdings weder dem Gesetzestext noch seiner Begründung zu entnehmen. Vielmehr deutet die einzige Regelung, die die Vernichtung von Aktenteilen zulässt, nämlich § 113 Abs. 4 BBG, auf das Gegenteil. Danach dürfen Personalakten erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des § 113 Abs. 1 bis 3 BBG vernichtet werden. Daher wird dringend empfohlen, das ersetzende Scannen in § 106 BBG ausdrücklich zu erlauben.

31 Ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers kann neben der Personalplanung und Lohnabrechnung auch der individuelle Werdegang eines Arbeitnehmers sein oder die Sozialauswahl im Falle der Notwendigkeit betrieblicher Kündigungen [DiSc08, S. 928].