TR RESISCAN für Unternehmen

BSI Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen
Auszug aus der Anlage R: Unverbindliche rechtliche Hinweise:

Kaufmännische Buchführungsunterlagen

Gemäß §§ 238 ff. HGB ist jeder Kaufmann zur Buchführung verpflichtet. Aus den Büchern müssen sich seine Handelsgeschäfte und die Lage des Vermögens des Kaufmanns und dessen Entwicklung übersichtlich und nachprüfbar nachvollziehen lassen [KoRM11, § 238 HGB, Rn. 4]. Die Buch-führungspflicht dient vor allem dem Gläubigerschutz, erfüllt eine Beweissicherungs – und Selbstinformationsfunktion und dient der Sicherung des Rechtsverkehrs [EFG+12, § 238 HGB, Rn. 59], [KoRM11, § 238 HGB, Rn. 4]. Jeder Kaufmann ist nach §§ 238 ff. HGB verpflichtet, seine Handelsbücher nach den Grundsätzen ordnungs-gemäßer Buchführung vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu führen; zusammen mit Belegen sowie empfangenen und gesendeten Handelsbriefen sind diese sechs oder zehn Jahre aufzubewahren. In Rechtsstreitigkeiten kann das Gericht gemäß § 258 HGB auf Antrag oder von Amts wegen die Vorlegung der Handelsbücher anordnen. § 239 Abs. 4 und § 257 Abs. 3 HGB ermöglichen den Kaufleuten und Handelsgesellschaften, die zur Buchführung verpflichtet sind, die Handelsbücher oder die sonst erforderlichen Aufzeichnungen und Unterlagen statt in Papierform auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern zu führen und aufzubewahren. Unter Datenträger ist jedes Medium zu verstehen, das es ermöglicht, die Bücher oder Aufzeichnungen unmittelbar und jederzeit reproduzierbar festzuhalten [EBJS08, § 257 HGB, Rn. 25]. Dies ermöglicht neben der originär elektronischen Aktenführung auch das Scannen und die elektronische Aufbewahrung, sofern diese den „Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung“ (GoB) entspricht, § 239 Abs. 4 Satz 1 HGB. Gemäß § 239 Abs. 4 Satz 2 HGB und § 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 muss sichergestellt werden, dass die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Die Wiedergabe muss nach § 257 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 HGB mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. Für die nähere Bestimmung der „Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung“ bei der elektronischen Datenverarbeitung wird allgemein auf die vom Finanzministerium für die Steuerprüfung fest-gelegten Grundsätze ordnungsgemäßer datenverarbeitungsgestützter Buchführungssysteme (GoBS) zurückgegriffen [GoBS], [KoRM11, § 257 HGB, Rn. 25].1 Bei Einhaltung dieser Grundsätze sowie der sonstigen Anforderungen der § 239 Abs. 4 und § 257 Abs. 3 HGB dürfen die Originalunterlagen nach dem Scanvorgang vernichtet werden [KoRM2011, § 257 HGB, Rn. 22], [RFJW08, S. 73].

Aus den oben genannten Regelungen ergeben sich folgende Kriterien für die Ausgestaltung der Aufbewahrung kaufmännischer Buchführung:

• Gläubigerschutz,
• Beweisführung und Beweissicherung sowie
• Schutz des Rechtsverkehrs.

1 Andere Prüfungsrichtlinien, wie z. B. [IDW RS FAIT §] für Wirtschaftsprüfer, werden ebenso wie die GoBS von der TR_RESISCAN nicht berührt.

Besteuerungsunterlagen

Gemäß § 147 Abs. 3 AO hat die steuerpflichtige Person die für die Besteuerung relevanten Unterlagen im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4, 4a AO zehn, sonstige Unterlagen, z. B. Handels- und Geschäftsbriefe, sechs Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrung stellt eine wesentliche Grundlage für die Nachvollziehbarkeit steuerlich relevanter Vorgänge und ihrer Kontrolle durch das zuständige Finanzamt dar [Klei12, § 147 AO, Rn. 1], [Fisc06, S. 42].

Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO können die in Abs. 1 aufgeführten Unterlagen ähnlich wie nach den Buchführungs-vorschriften des Handelsgesetzbuches auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Nach § 147 Abs. 6 AO kann die Mitwirkungspflicht gegenüber der Finanzbehörde erfüllt werden, indem ihr Einsicht in die gespeicherten Daten gegeben wird, der Steuerpflichtige die Daten nach den Vorgaben der Finanzbehörde auswertet oder der Finanzbehörde die gespeicherten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Auswertung überlässt. Hat sich der Steuerpflichtige gemäß § 147 Abs. 2 AO zur Aufbewahrung seiner Unterlagen auf Datenträgern entschlossen, sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung zu beachten. Außerdem muss gemäß § 147 Abs. 2 Nr. 1, 2 AO sichergestellt werden, dass die Wiedergabe der Unterlagen, wenn sie lesbar gemacht werden, mit den empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich überstimmen. Während der Aufbewahrungsfrist müssen sie jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Für Steuerzwecke ist es daher zulässig, unter Einhaltung der Voraussetzungen des § 147 Abs. 2 AO Unterlagen in Papierform zu scannen und die Originale anschließend zu vernichten [RFJW08, S. 74], [RoWi06, S. 2146], [Wilk11, S. 100].

Für gescannte Steuerunterlagen sind jedoch die Grundsätze ordnungsgemäßer datenverarbeitungs-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) zu beachten [GoBS], [GDPdU], [Wilk11, S. 100f.].

Aus den oben genannten Regelungen ergeben sich folgende Kriterien für die Ausgestaltung der Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen:

• Beweiskraft der Buchführung,
• Datenzugriff,
• Nachvollziehbarkeit und Kontrolle steuerlich relevanter Vorgänge,
• Beweissicherung sowie
• Schutz des Rechtsverkehrs.