Abschaltung Altsystem(e)

Steuerprüfung nach einer Systemabschaltung

Das Abschalten älterer Computersysteme kann mit beachtlichen Risiken verbunden sein. Aufgrund gesetzlicher Vorschriften ist es erforderlich, steuerlich relevante Daten für Auswertzwecke (Betriebsprüfung) über mehrere Jahre maschinell auswertbar vorzuhalten. Der Betriebsprüfer hat das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen (Nur-Lesezugriff) und die Hard- und Software des Steuerpflichtigen zur Prüfung der Daten zu nutzen. Für den unmittelbaren Zugriff müssen adäquate Auswertprogramme zur Verfügung gestellt werden. Für die Datenträgerüberlassung muss eine Exportschnittstelle bereitgestellt werden, über die der Prüfer die gewünschten Daten einer externen Software zur Weiterverarbeitung übergeben kann. Bei Nichtachtung können die Finanzbehörden empfindliche Sanktionen verhängen.

Die langfristige Speicherung von Daten ist eine Herausforderung für jedes Unternehmen. Der Datenzugriff muss, unter Beachtung von IT-Compliance-Richtlinien wie z. B. GDPdU, GoBS/GoBD, Sarbanes Oxley Act (SOX), über viele Jahre gewährleistet werden. Weiterhin müssen häufig zusätzliche unternehmensinterne Vorgaben erfüllt werden. Interne und externe Prüfer (Wirtschaftsprüfer/Betriebsprüfer) müssen die Möglichkeit haben, kurzfristig Zugriff auf bestimmte Daten zu erhalten, um mögliche Verzögerungsgelder der Finanzbehörden zu vermeiden.

Hierrüber wird akribisch Buch geführt, d. h. alle Informationen werden in einer ausführlichen Verfahrensdokumentation festgehalten und ermöglichen somit sowohl dem Betriebsprüfer als auch dem Wirrschaftsprüfer eine komplette Übersicht über alle im Rahmen der Systemstilllegung stattgefundenen Aktivitäten.

Für diesen Zweck hat h&p consulting den Cloud Document Editor entwickelt. Der CDE arbeitet auf einem Inhaltsverzeichnis von Themen und Kriterien; die Vorlage des Inhaltsverzeichnisses kann über EXCEL-Dateien verändert und damit an andere Themengebiete angepasst werden. Die EXCEL-Dateien können vom Benutzer erstellt werden. Das eingebettete Rechtesystem unterscheidet zwischen Admininstrator, Projektverantwortlichem und Indexierer und Viewer.

Das Arbeiten mit dem Editor ist extrem einfach und in we­nig­en Minuten erlernbar. Zum Beginn des „Projektes“ werden die Einzelaufgaben an die entsprechenden „Owner“ aus IT, Buch­haltung und Organisation verteilt und die Owner eingetragen. Die gesamte Dokumentation kann jederzeit und überall ein­ge­sehen werden. Zum Ende der Abr­echn­ungs­periode oder auch zwischendurch kann die Dokumentation in reinem HTML kom­pri­miert heruntergeladen und für interne und Prüfungs­zwecke lokal verwendet bzw. archiviert werden.