Verfahrensdokumentation

gemäß den GoBD; von der IT-Komponente über Prozesse bis zur Corporate Governance.

Damit die Dokumentation Ihrer Geschäftsprozesse, Informationssysteme und operativen Anwendungen im Finanz- und Rechnungswesen für die Erfordernisse der gesetzlichen Erwartungen gewappnet ist, muss sie so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über das Unternehmen und die Geschäftsvorfälle verschafft. In der jetzigen Zeit kann man von einem  Sachverständigen (Betriebsprüfer/Wirtschaftsprüfer) wohl einen gewissen IT-Sachverstand erwarten. Man kann jedoch nicht verlangen, dass ad-hoc ein Verständnis von den jeweils unternehmensintern gestalteten Geschäftsvorfällen erlangt werden kann.

CDE Verfahrensdokumentation

 

Verfahrensdokumentation – Zentrum der GoBD

In Anbetracht dieser Tatsache fordern die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation, die alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos dokumentiert.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.

Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten. Aus der Verfahrensdokumentation muss sich ergeben, wie die Ordnungsvorschriften (z. B. §§ 145 ff. AO, §§ 238 ff. HGB) und damit die in diesem Schreiben enthaltenen Anforderungen beachtet werden. Die Aufbewahrungsfrist für die Verfahrensdokumentation läuft nicht ab, soweit und solange die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen noch nicht abgelaufen ist, zu deren Verständnis sie erforderlich ist.

Die Verfahrensdokumentation besteht demnach aus folgenden Bestandteilen:

  • Allgemeine Beschreibung der Geschäftsvorfälle
  • Anwenderdokumentation
  • Technische Systemdokumentation
  • Betriebsdokumentation
  • Internes Kontroll-System

Hierfür wurde der CDE Cloud-Service konzipiert: einfach, schnell und zuverlässig, digital und sicher

Wir beraten Sie beim Erstellen der Verfahrensdokumentation im Rahmen der internen Revision und der Erfüllung  der zukünftigen nationalen und internationalen Anforderungen im Finanz- und Rechnungswesen sowie der Abbildung der Prozesse und IT-Systeme. Wir helfen, ungesetzliche Handlungen zu vermeiden.

Das Einzelmodell dient der Darstellung der Verfahrensbeschreibung für eine einzelne Aufgabe (Primäranwendung) und Hinweisen zu Sekundäranwendungen, die als Datenquelle oder Datensenke in Verbindung mit der Primäranwendung auftreten.

Beispiel.

Primäranwendung sei die Automatisierung von Eingangs­rechnungen (scannen, erkennen, erstellen, bearbeiten u. freigeben Kontierungsvorschläge gefolgt von Batch-Buchung) mit den Sekundäranwendungen SAP (Datenquelle Kreditoren) und Archiv (D3 (d.velop), SAPERION, EASY etc.).

Der Compliance Document Editor arbeitet auf einem Inhaltsverzeichnis von Themen und Kriterien; die Vorlage des Inhaltsverzeichnisses kann über EXCEL-Dateien verändert und damit an andere Themengebiete angepasst werden. Die EXCEL-Dateien können vom Benutzer erstellt werden. Das eingebettete Rechtesystem unterscheidet zwischen Admininstrator, Projektverantwortlichem und Indexierer und Viewer.

Für einige Aufgaben wie QM-Dokumentation, QM-Handbuch, EDI, Archiv, Automatisierung des Rechnungseingangs/-ausgangs stehen spezielle Ergänzungen der Vorbesetzung zur Verfügung.

Lernkurve.

  • Die Lernkurve beim Compliance Dokumentations-Editor CDE ist extrem steil.
  • Die Einführung in die Bedienung dauert nur wenige Minuten.

Verfahrensdokumentation CDE Thumb