Workshops

h & p Consulting bietet 2 Workshops an:

GoBD

Gesetzliche Grundlagen: Die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Buchführung, die auf Datenträgern geführt wird (DV-Buchführung), enthalten das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (A0). Nach § 239 Abs. 4 HGB und § 146 Abs. 5 AO können Handelsbücher oder Bücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den GoB entsprechen.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ersetzen nicht die GoB; sie stellen lediglich eine Präzisierung der GoB im Hinblick auf die DV-Buchführung dar und beschreiben die Maßnahmen, die der Buchführungspflichtige ergreifen muß, will er sicherstellen, daß die Buchungen und sonst erforderlichen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Für die Einhaltung der GoB ist auch bei der DV-Buchführung der Buchführungspflichtige verantwortlich.
 

VerfahrensdokumentationMehr Information über HGB

VerfahrensdokumentationMehr Information über AO

VerfahrensdokumentationMehr Information über GOBS

GoBD

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), Nachfolger der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter BuchführungsSysteme), sollen diese und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) zusammenführen.

 

VerfahrensdokumentationEntwurf des BMF über GoBD

Verfahrensdokumentation2. Entwurf des BMF über GoBD

VerfahrensdokumentationEntwurf des AWV über GoBiT

Verfahrensdokumentation GoBDFinale Version der GoBD

Terminologie

Ermittlung des IT-Verbundes; Erfassung Basis-Organisation; Daten-Objekte (für GDPdU nur digitale steuerrelevante); GoBS-Check; Geschäfts- und IT-Ereignisse; Grundschutz – bis einschl. Basis-Sicherheitscheck; Kontrolle und Lenkung (Governance) –> IKS, Lenkung

Aufbewahrungspflichten

Der Buchführungspflichtige, der aufzubewahrende Unterlagen nur in Form einer Wiedergabe auf einem Datenträger vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken bzw. lesbare Reproduktionen beizubringen (vgl. zu II.).

§ 147 Abs. 2 AO schreibt zur Archivierung von Unterlagen (Dokumenten) auf digitalen Datenträgern keine besondere Technik vor. Die Regelung ist bewußt so gefaßt worden, daß sie keine bestimmte Technologie vorschreibt. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz ist damit die Speicherung/Archivierung der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (Dokumente) auf digitalen Datenträgern als sog. „andere Datenträger“ i. S. d. § 147 Abs. 2 AO zulässig.

PDFMehr Information

IKS

Das Interne Kontrollsystem (IKS) ist das zentrale Management-Werkzeug der unternehmensinternen betriebswirtschaftlichen Überwachung. Dieses Werkzeug wird auf Kontroll-Objekte des Unternehmens angewandt; hierbei werden Kontroll-Ziele der IKS-Zielfelder verfolgt. Das IKS wird selbst zu einem Kontroll-Objekt erklärt.

PDFMehr Information

Instrumente des IKS

Die Umsetzung der Resultate von Analysen des IKS erfolgt in Form von Kontrollen, Vorkehrungen, Beauftragungen etc; das umgesetzte Einzel-Resultat wird als Instrument bezeichnet und einer der IKS-Instrument-Klassen zugeordnet und die Art des Instruments durch einen Typ näher gekennzeichnet.

PDFMehr Information

System- und Datensicherheit

Die starke Abhängigkeit der Unternehmung von ihren gespeicherten Informationen macht ein ausgeprägtes Datensicherheitskonzept für das Erfüllen der GoBD unabdingbar. Dabei muß dem Unternehmen bewußt und klar sein, daß Datensicherheit nur dann hergestellt und auf Dauer gewährleistet werden kann, wenn bekannt ist, was, wogegen, wie lange und wie zu sichern ist und geschätzt werden soll.

Zu sichern und zu schützen sind neben den auf Datenträgern gespeicherten, für dieBuchführung relevanten Informationen zugleich die weiteren Informationen, an deren Sicherung und Schutz das Unternehmen ein Eigeninteresse hat oder dies aufgrund anderer Rechtsgrundlagen erforderlich ist.

Unter „Informationen“ sind in diesem Zusammenhang die Software (Betriebssystem, Anwendungsprogramme), die Tabellen- und Stammdaten, die Bewegungsdaten (z. B. dieDaten eines Geschäftsvorfalles) sowie die sonstigen Aufzeichnungen zu verstehen.

Belege und sonstige Aufzeichnungen, die vom Buchführungspflichtigen in konventioneller Form (Papier) aufbewahrt werden, sind ebenfalls zu sichern und zu schützen…

PDFMehr Information

Verfahrensdokumentation

Für jedes DV-gestützte Buchführungssystem ist eine Dokumentation zu erstellen (Verfahrensdokumentation).

Rz. 136, 100 -102 und 151 – 155 der GoBD zeigt Bereiche auf, auf die sich die Verfahrensdokumentation „insbesondere“ erstrecken muß. Es handelt sich nicht um eine abschließende Aufzählung aller aufbewahrungspflichtigen Dokumentationsunterlagen, sondern lediglich um einen Rahmen für den Umfang der Dokumentation. Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis der Buchführung notwendig ist.

Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist auch eine Beschreibung der vom Programm zugelassenen Änderungen von Systemeinstellungen durch den Anwender. Die Beschreibung der variablen, benutzerdefinierten Aufgabenstellungen ist Teil der sachlogischen Beschreibung.

Die Beschreibung der programmtechnischen Lösung beinhaltet auch die Gültigkeitsdauer einer Tabelle.

Zum Nachweis der Programmidentität ist das sog. Programmprotokoll (Umwandlungsliste, Übersetzungsliste) erforderlich. Als Teil der Verfahrensdokumentation stellt dieses Protokoll regelmäßig den einzigen genauen Nachweis über den Inhalt des tatsächlich verwendeten Programms dar (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).

Auswertbare Archive

  • Identifikation steuerlich relevanter Daten; Strukturen, Aufbewahrungsfristen und -verfahren.
  • Alle relevanten (Buchhaltungs-) Systeme mit steuerlich relevanten Daten stellen Programme zu Extraktion dieser Daten/Listen bereit
  • Periodische Extraktionen steuerlich relevanten Daten aus den beteiligten Systemen und Bereitstellung in Schnittstellendateien
  • Die Schnittstellendateien/Listen haben bestimmte Formate. (vgl.a. Beschreibungsstandard des BMF und audicon)
  • Die Dateien werden von dem jeweiligen System mittels Dateitransfer an einen Archivserver übertragen.
  • Auf dem Archivserver findet eine Prüfung statt, ob alle erwarteten Dateien übertragen worden sind (Vollständigkeitsprüfung).
  • Anschließend werden einesyntaktische Format- und Integritätsprüfung dieser Dateien/Listen durchgeführt. Dieser Vorgang wird protokolliert.

GDPdU

PDFMehr Information zu

Zu GoBD